Contratando o primeiro funcionário: o que muda na folha de pagamento

Contratar a primeira pessoa é um marco — e também o momento em que muita empresa pequena se surpreende com o tamanho real do custo. O erro mais comum é olhar só para o salário combinado e esquecer tudo que vem junto dele.

O custo não é só o salário

Todo funcionário CLT gera uma base fixa de encargos, independente do regime tributário da empresa:

• FGTS: 8% do salário, depositado mensalmente.
• 13º salário: provisão de 8,33% ao longo do ano, pago em duas parcelas (novembro e dezembro).
• Férias + 1/3 constitucional: provisão de 11,11%.

Só essa base já soma cerca de 27% sobre o salário bruto — mesmo para empresas do Simples Nacional.

Empresas do Simples Nacional pagam menos encargos?

Sim, na maioria dos casos. Para quem está no Simples, boa parte da contribuição previdenciária patronal já está embutida no DAS — então o custo efetivo de um funcionário costuma ficar próximo de 1,5 vez o salário bruto, em vez de 1,6 a 1,8 vez fora do regime. Ainda assim, o FGTS e as provisões de férias e 13º são sempre integrais, em qualquer regime.

O que precisa estar pronto antes da admissão

• Registro no eSocial — toda admissão precisa ser comunicada antes do início das atividades do funcionário.
• Exame admissional — obrigatório antes do primeiro dia de trabalho.
• Vale-transporte — direito do funcionário se ele solicitar, com desconto de até 6% do salário na folha.
• Salário mínimo ou piso da categoria — o salário mínimo nacional em 2026 é de R$ 1.621,00, mas convenções coletivas podem fixar pisos maiores para a atividade.

MEI pode ter funcionário?

Pode, mas com uma regra importante: o MEI pode ter apenas 1 funcionário, recebendo um salário mínimo ou o piso da categoria. Se sua ideia é contratar mais de uma pessoa, ou pagar acima desse teto, é sinal de que pode ser hora de migrar para Microempresa (ME) — o que também muda a forma de tributação, como vimos no guia do Simples Nacional.

Exemplo prático

Um salário bruto de R$ 3.000, numa empresa do Simples Nacional, com um pacote simples de benefícios, costuma resultar num custo mensal total entre R$ 4.300 e R$ 4.500 para a empresa — antes mesmo de contar eventuais horas extras, comissões ou adicionais. É esse número, não o salário isolado, que deve entrar na precificação dos seus produtos ou serviços.